Un trabajo eficiente con esfuerzo, dedicación, largas jornadas de trabajo y acciones que se han plasmado en una institución pública dedicada al Registro de la Propiedad en el Cantón Ibarra, donde se logró el cambio y transición junto con la mejora continua para brindar un servicio de calidad y calidez a la sociedad.
Algunas acciones ejecutadas fueron: digitalización de documentos lo cual permite mantener un sistema automatizado para que los funcionarios revisen de manera ágil los trámites que se realizan constantemente , climatización para conservar archivos históricos, buzón de sugerencias, calificador de servicios, cámaras de seguridad para vigilancia del edificio, implantación de tecnología, implementación de software propio para solventar inconvenientes institucionales, reducción de tiempos en entrega de servicios, difusión de servicios, mejoras en el ambiente institucional, implementación de materiales ergonómicos para los funcionarios, certificación de calidad entre otros.
En esta administración, durante aproximadamente 4 años de trabajo persistentes, en el cual se ha realizado análisis de cada una de las áreas, tanto técnicas como administrativas enfocándose en mejorar y automatizar los procesos institucionales ha proporcionado resultados adecuados y acogidos de excelente manera por la colectividad, obteniendo una mejor aceptación en los servicios brindados a la ciudadanía. Los logros alcanzados se gestionaron de manera pertinente con todas las áreas de la institución, siendo un trabajo en equipo el que fue parte del crecimiento progresivo de la entidad registral, los servicios que se ofrecen a la colectividad mediante la aplicación de normas internacionales las cuales han fortalecido los procedimientos jurídicos, logrando de esta manera realizarlos de forma continua e ininterrumpida.
1. Enfoque a la ciudadanía
El objetivo primordial del Registro de la Propiedad del Cantón Ibarra es obtener la satisfacción del ciudadano. Para ello, ha enfocado los diferentes procesos de la organización de tal forma que permita determinar las expectativas actuales y futuras de la ciudadanía y su definición como requerimientos que deben ser satisfechos por los servicios y productos suministrados los cuales se detallan a continuación:
1.1. Conservación del Archivo Registral
El Registro de la Propiedad del cantón Ibarra, a través de la máxima autoridad el Dr. Ing. Patricio Rosas Fuentes MSc. brindo prioridad al cuidado del archivo histórico, que es la base para realizar tanto certificaciones como inscripciones registrales, por lo que mediante gestiones pertinentes realizadas con la SUBSECRETARIA DE MEMORIA SOCIAL y dando contestación Oficio Nro. MCYP-SMS-2019-0026-O de fecha 15 de marzo de 2019, se manifiesta la disponibilidad de receptar el archivo histórico en virtud de contar con todas las condiciones favorables para su almacenamiento y conservación, estos archivos almacenan información desde el año 1870 hasta el año 1930 en los cuales se pueden encontrar documentos relacionados a: hipotecas, demandas, interdicciones y prohibiciones de enajenar, de igual manera se encuentran tomos de libros con información de compra venta de bienes inmuebles, determinación de ejidos, pastos y terrenos realengos, testamentos, índices de registros y demandas, los cuales se conservan adecuadamente a una temperatura ambiente y con las medidas de seguridad necesarias, las cuales fueron adaptadas del archivo histórico de Quito del Museo Nacional del Ecuador, mediante una visita realizada el 28 de marzo del 2019 en la cual junto al Técnico Curador del Museo Nacional del Ecuador se revisó el manejo adecuado de bienes históricos, las medidas de seguridad y los métodos de trabajo lo que permitirá mejorar aún más el proceso de digitalización documental implementado en la institución ibarreña.
Adicionalmente en la institución registral se resguarda información en libros que datan del año 1931 hasta la actualidad, durante la presente administración se ha dado mayor importancia al cuidado de la información, así como su preservación y un manejo adecuado del archivo. Esta importante fuente de información cuenta con dos oficinas totalmente climatizadas con equipos de última tecnología, además se han ubicado sensores para controlar el ambiente adecuado y a esto se suma la producción de un software implementado con funcionarios de la misma institución el cual permite el control de acceso a los libros registrales.
Además como medida preventiva y con el objetivo de eliminar cualquier tipo de plaga que destruya los libros históricos registrales o implique algún tipo de alergia a los funcionarios, el Registro de la Propiedad del cantón Ibarra, conjuntamente con el Director de Riesgos del Instituto Nacional de Patrimonio y Cultura mediante gestiones realizadas anualmente a partir del año 2018 realiza fumigación preventiva a los libros registrales, esta actividad inició después de analizar la necesidad de conservar el archivo histórico, en gestiones anteriores no se realizó este proceso por lo cual se solicitó al personal técnico del Ministerio de Cultura y Patrimonio apoyo para efectuar este procedimiento con las medidas de seguridad adecuadas.
1.2. Evolución a la digitalización
El Registro de la Propiedad del Cantón Ibarra es una institución que busca fortalecer su infraestructura tecnológica con la finalidad de cumplir con su visión, la cual va direccionada al año 2023, siendo prioridad la digitalización total de los servicios registrales, constituyéndose como líder, pionera en poseer un modelo de gestión de calidad certificada; altamente capaz de brindar certeza jurídica y seguridad registral fundamentados en el principio de legalidad.
Con la finalidad de reforzar los procesos digitales mediante la seguridad de la información se han desarrollando métodos para prevenir y minimizar los riesgos a los que se encuentran expuestos los servicios en línea, por lo que siendo la información una prioridad para la máxima autoridad del Registro de la Propiedad del Cantón Ibarra, se realizó las gestiones pertinentes para iniciar un proceso de seguridad informática mediante fundamentos de la norma ISO 27001 que proporciona un modelo para la creación, implementación, operación, supervisión, revisión, mantenimiento y mejora de un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información(Serrano Antón, 2014).
La institución registral tiene como objetivo principal mejorar el servicio al usuario, por lo que se incrementó la satisfacción de la colectividad ibarreña mediante la generación de nuevos proyectos que se encuentran fortalecidos mediante los fundamentos de la norma ISO 27001.
A continuación, se detallan las plataformas digitales diseñadas por funcionarios de la institución y que se encuentran a disposición de los usuarios:
• Consulta del estado de su trámite
• Verificar la validez de los certificados e inscripciones emitidas
• Solicitar y realizar el pago en línea de todos los servicios que brinda el Registro de la Propiedad del cantón Ibarra.
• Aplicación de firmas digitales de seguridad, código QR y código de barras en los documentos emitidos para reforzar la seguridad del documento.
Además, si el trámite tiene una observación se realiza el envío de información personalizada a través correos electrónicos y SMS a los usuarios con la finalidad de que sean corregidos de manera inmediata.
1.3. Seguridad Laboral
Como parte de la mejora continua en proyección hacia la excelencia, sin duda alguna se buscó estrategias que permitan facilitar el desarrollo de procesos institucionales; al ser una institución que cuenta con la certificación9001:2015 de Sistemas de Gestión de la Calidad enfocada en el mejoramiento de procedimientos registrales, se propuso como objetivo fortalecerla infraestructura de la institución minimizando posibles riesgos en seguridad y salud ocupacional.
Por esa razón para complementar la ISO de Sistema de Gestión de Calidad, se obtuvo la certificación de Seguridad y Salud Ocupacional ISO 45001:2018, la cual reforzó el papel de la alta dirección en el liderazgo sobre la seguridad ocupacional de la institución, en el mismo orden de las ideas podemos decir que:
“La Norma se ha desarrollado con objeto de ayudar a las organizaciones a proporcionar un lugar de trabajo seguro y saludable para los trabajadores, así́ como al resto de personas (proveedores, contratistas, vecinos, etc.) y, de este modo, contribuir en la prevención de lesiones y problemas de salud relacionados con el trabajo, además de la mejora de manera continua del desempeño de la seguridad y salud.”(Guía para la implementación de la norma ISO 45001, 2018)
La aplicación de la norma internacional se empleó dentro de la institución de manera rigurosa, cumpliendo todos los puntos de la norma para mejorar y promover un lugar de trabajo seguro y saludable para los funcionarios y proveedores; por ello se gestionó conjuntamente con la Ing. Gabriela Rosero analista de seguridad laboral la implementación de equipos ergonómicos en cada área de trabajo, como: levanta pantallas, apoya pies, mouse y sillas ergonómicas, evitando riesgos laborales que se producen por posturas inadecuadas, movilidad restringida o una iluminación incorrecta, a su vez se puede señalar la implementación de pausas activas en las mañanas que ayudan a los funcionarios a mantenerse relajados evitando el estrés laboral mejorando el rendimiento en el trabajo.
Como parte de la implementación de la norma se priorizó la vigilancia de salud ocupacional, se perfeccionó los ambientes generales de trabajo con ventilación, temperatura y humedad, se aplicó la señalización necesaria como mapa de riesgos para emergencias como: catástrofes naturales, cabe destacar que la institución mantiene brigadas de emergencia que se conforman por, brigada de primeros auxilios, brigada contra incendios, brigada de comunicación y brigada de búsqueda y rescate; por ello se realizan capacitaciones constantes con las brigadas para estar preparados ante cualquier emergencia.
4. Conclusiones
• El uso de normas internaciones en una entidad pública permite el aseguramiento de la información y constituye un pilar fundamental para brindar un servicio continuo e ininterrumpido
• Los métodos para brindar un servicio de calidad son múltiples, pero seguir una normativa en específico permite formar y capacitar de manera periódica al personal, así como también retroalimentar los conocimientos con un rumbo y objetivo específico.
• El Registro de la Propiedad del Cantón Ibarra mediante el análisis de requerimientos de la norma ISO 9001:2015, identifico los puntos críticos de la institución, siendo la base para minimizar los riesgos, convirtiendo las debilidades en fortalezas, y de esta manera brindar un servicio de calidez y calidad a la colectividad ibarreña
